Bienvenue sur mon blogue!

Conférencière, formatrice et coach , je suis une passionnée de la gestion des plaintes et du service-client.   Je crois que le bonheur existe en service, pour tous:  clients, mais aussi employés, gestionnaires et propriétaires d’entreprise.  Dans mes interactions, je mets l’accent sur les solutions pratiques et sur la créativité des gens que je rencontre.

Andrée Ulrich, expertise humaine en gestion des plaintes et service-client   www.andreeulrich.com

Donnez une chance de se reprendre…dans l’harmonie!

SAMSUNGRécemment, j’ai eu à rappeler notre accordeur de piano.   Même s’il avait procédé à un accordement pas plus tard que septembre,  au début novembre, l’instrument sonnait faux.   Il faut savoir que, bien que nous ayons tous de bonnes oreilles musicales à la maison,  nous ne prétendons pas être des musiciens professionnels:   mon conjoint est le meilleur (guitare, batterie, basse, chant, etc.), moi je pianote et mon fils en est à ses premières heures de piano.  Alors, si nous, on trouvait que ça faussait, c’est grave.

Monsieur B.  est l’accordeur de la famille depuis des années:  il a accordé  le piano de mes parents,  et il est l’accordeur attitré de ma sœur (une excellente pianiste en passant, de même que sa fille).  Donc, après avoir hérité du piano de ma belle-mère et de lui avoir fait subir une transformation extrême ( un « makeover » complet),   nous n’avons pas hésité à solliciter son aide pour que cet héritage familial résonne harmonieusement dans la maison.  Nous avions confiance en son expertise et son doigté.

Confession:  je dois avouer qu’insatisfaite des résultats, j’ai commencé à douter de ses compétences…

Mais je me devais être honnête:   il fallait prendre en considération que le piano avait été laissé à lui-même dans une maison poussiéreuse sans être accordé pendant des années.   En effet, si c’était le piano, le problème?  Je voulais le savoir.  Je n’avais pas le choix de le rappeler. De plus, il y avait là-dedans une question de respect:  comme bien des gens, j’ai déjà changé de fournisseurs ou d’entreprises sans hésiter.  Parfois, c’était clair que leurs produits ou services ne répondaient pas (ou plus) à mes besoins;  d’autres fois, c’était parce que…je voulais changer.  Pas envie d’expliquer, pas le temps de rappeler, désir d’aller de l’avant, changer pour changer,  espoir d’améliorer ou d’économiser.   Souvent, on change même « à l’aveugle », sans trop penser, sans trop chercher, en réaction à la situation.   Mais ne sommes-nous pas trop rapides à appuyer sur la gâchette pour crier:  au suivant? Pourquoi ne pas donner la chance de corriger, d’expliquer, de réévaluer,  d’apprendre de la situation?   Le rappeler lui permettait d’honorer son professionnalisme.

Et sa réaction m’a prouvé que j’avais bien fait de le faire.  Au téléphone, il n’a pas hésité un instant.  ll m’a demandé quelle était la problématique et a pris rendez-vous avec moi à la toute fin de sa journée.   Lorsqu’il est arrivé sur place, il m’a demandé de lui faire entendre ce qu’on entendait, a détecté le problème et pendant 45 minutes, a procédé à faire les ajustements nécessaires.    Il a aussi pris le temps de nous parler du type de piano que nous avions, de sa qualité, que cet instrument avait besoin encore de temps pour s’acclimater, etc.  Lorsqu’il a quitté à 17h45,  le piano sonnait cent fois mieux.

Je lui ai demandé:  « Combien vous dois-je? ».  « Rien », m’a-t-il répondu, « ce qui compte, c’est que vous soyez satisfaite »… Oh, que ça m’a fait réfléchir…Si je l’avais « flushé », comme on dit en bon québécois, il n’aurait pas eu la chance de se reprendre.  J’aurais dû recommencer à zéro une relation d’affaires avec un autre fournisseur de services.  Plus de temps, plus d’énergie, plus d’argent, peut-être, et aucune garantie d’une plus grande satisfaction.

Mais la leçon est encore plus grande.   Monsieur B., qui est aveugle, doit donc être accompagné.  Il est aussi, selon mon estimé,  largement dans la catégorie des 55 ans et plus  (J’aurais pu écrire 60 et plus, mais je ne voulais pas l’insulter).  Revenir nous voir demande donc un effort important.  Mais  il n’a pas hésité à se déplacer à nouveau.  Et il ne m’a pas jugé.  Et il a corrigé.   Et il a gagné ma fidélité.  Sans avoir aucune formation en management, en expérience-client ou en gestion des plaintes, il a compris depuis longtemps qu’il ne faut pas prendre les plaintes en se mettant sur la défensive, qu’il faut comprendre la façon dont le client perçoit la situation, qu’il faut faire preuve d’honnêteté et chercher à corriger la problématique, le plus possible à la satisfaction du client.

« Ce qui compte, c’est que vous soyez satisfaite ».  Simple, mais si efficace.  Merci, monsieur B. de me ramener à la base.  Je retourne faire mes gammes.

Oh, glissons sur la neige blanche…ou la joie des plaintes sur le déneigement!

En cette journée enneigée, où je vois tomber des quantités impressionnantes de neige pour un 17 novembre, je ne peux que penser à mes collègues et amis qui travaillent dans des municipalités et qui doivent « gérer » ce cadeau du ciel…et les plaintes, peut-être, (sûrement!), qui viennent avec.

Dans tous les types de plaintes, les moins faciles à traiter sont celles contenant des éléments partiellement ou totalement incontrôlables.   Par exemple, tous les événements naturels excessifs, pluie, neige, vent, chaleur, froidure,  créent des remous et entraînent nécessairement l’expression d’insatisfaction d’intensité variable.

Dans de telles plaintes, il y a presque toujours deux volets : l’insatisfaction face à la cause (maudite neige, par exemple) et la façon de gérer la situation (délai d’intervention, processus, machinerie utilisée, etc.).   On peut difficilement contrôler le premier volet (même si on aimerait bien, peut-on empêcher la neige de neiger?   Nos vitres de givrer?   Les étangs de geler?   Oh, petit moment de poésie qui vient de me traverser, merci Nelligan!).   Moi, je trouve ça beau, la neige, je n’ai heureusement pas à conduire aujourd’hui, je ne serai donc pas prise dans la congestion routière et j’ai déjà fait poser mes pneus d’hiver (yeah, merci mon chéri d’avoir été aussi prévenant).  Mais je connais personnellement plusieurs personnes qui n’ont pas le sourire aujourd’hui, qui sont déjà de mauvaise humeur, alors, si ça va mal à un moment ou un autre…Ca va mal!  Quand l’insatisfaction sera exprimée face à un événement relié à la neige tombée ou à la surface glacée,  elle sera teintée, qu’on le veuille ou non, de la perception de la personne face à la première bordée de neige.

Mais, quand même, les gestionnaires se doivent de se poser des questions, d’où le 2e volet :   comment gérer la situation?

Un participant à une formation la semaine dernière me racontait qu’en janvier dernier, une bordée de neige est tombée à Québec pendant l’heure de pointe,  rendant les nombreuses côtes presque instantanément dangereuses. Bien sûr, on  a pointé rapidement les autorités responsables du déneigement, et on a crié à l’incompétence.   ( Voir article dans Le Soleil)

Notre vie moderne, qui nous pousse à être performant et à prendre la route en pleine tempête, nous rend bien exigeants (ou parfois, carrément irréalistes) face à cette problématique.  On veut que la neige soit ramassée presqu’au moment où elle tombe, à coût moindre tout en respectant l’environnement.   Bien que les municipalités soient responsables de dégager les routes de la façon la plus efficiente possible, on ne peut les rendre responsables de la quantité qui tombe dans une durée de temps X.   Bien souvent, ils font le mieux qu’ils peuvent avec les moyens dont ils disposent dans une situation donnée.

Donc on a juste à dire : on est au Québec, il y a de la neige, c’est comme ça.  Mais non, ça, ce n’est pas de la gestion de plaintes, faut être plus créatif que ça!

Comme dans toutes situations, il faut développer le réflexe de remettre en question des processus, de réévaluer des modes de fonctionnement, de revoir des équipements, de redéfinir des contrats avec nos fournisseurs.  Au cours des dernières années, les équipements se sont modernisés.  Dans certaines municipalités, les déplacements des équipements de déneigement peuvent être suivis à distance grâce à des GPS.  Ca va même jusqu’à connaître le moment où la gratte a été déposée et levée.   Une variété de véhicules est utilisée, certains modèles plus spécialisés que d’autres.  Des critères d’intervention ont été définis : quand doit-on intervenir (ex. : nombre de cm)?  Comment doit-on intervenir? Dans quel ordre? Etc.   Ca peut se faire parfois dans le feu de l’action, mais plus souvent qu’autrement, ce sera après coup.   (Voir article dans Ici Radio-Canada)

Alors, pendant que vous regardez ces jolis flocons blancs tournoyer dans le ciel, prenez une grande respiration,  souriez et pensez à cette jolie chansonnette :

Neige, neige blanche

Tombe sur ma manche

Et sur mon tout petit nez

Qui est tout gelé.

Qu’est-ce qu’un service « normal »?

Je porte toujours mon chapeau de « spécialiste en service à la clientèle ».  Alors, les gens qui m’entourent me parlent souvent de situations qu’ils vivent (souvent négatives, parfois positives).  Voici donc une question posée par un ami hier : « Andrée, est-ce que c’est normal que, lorsque j’écris un commentaire ou une critique sur le site d’une entreprise, il soit effacé?  ».

Hum!    C’est clair, on ne parle pas ici de commentaires offensants ou blessants, de propos inappropriés,  etc.   Suite aux détails que j’ai eu de cette situation spécifique,  ce n’était pas la démarche recommandée.       Il est, dans la plupart des cas, préférable de répondre au client et de le rediriger vers un autre canal (téléphone, courriel, etc.) si on doit poursuivre la conversation.   Tout simplement effacer, sans explication, n’est pas ce que l’on suggère si le client est légitime et sincère dans sa démarche.  Mais est-ce normal?

Quelle belle question philosophique : qu’est-ce qu’un service à la clientèle normal?   J’aime cette question car je n’avais jamais vu ça sous cet angle (merci George).    J’ai différentes pistes de réponses :

–          Le service à la clientèle, c’est une question de choix.  Une entreprise devrait choisir la façon dont elle souhaite que les gens de son équipe et ses systèmes de communication interagissent avec  ses clients.  Vision en service à la clientèle = image de l’entreprise = réputation = impact sur la clientèle.

–          Par extension, ne pas choisir, ne pas définir, ne pas outiller ou former ses employés en lien avec la vision spécifique à notre entreprise, c’est choisir de laisser la place à n’importe quoi en service.  Avec ce que cela implique.

–          Certains choisissent consciemment, pour toutes sortes de raisons, de ne pas offrir un service de qualité.  Raison principale : on veut économiser (sur les salaires, sur les frais de formation, sur les outils de communication, etc.), on met l’accent sur la rentabilité à court terme.

Je réalise donc que, dans mon travail de formatrice et de conférencière en service-client et gestion des plaintes, je devrais parler de ce qui est recommandé lorsqu’on veut établir une relation positive à long terme avec ses clients, et lorsqu’on veut qu’ils deviennent des porte-paroles positifs.   Parce qu’au fond, si cela ne nous intéresse pas, n’importe qui dans notre organisation pour faire n’importe quoi n’importe comment, incluant effacer un commentaire d’un client (et même effacer le client!).

Comme je le dis souvent,  ce sont les clients qui ont le dernier mot.   Si le service-client d’une entreprise ne vous convient pas :

Étape 1.  Dites –le aux gens concernés.   Voyez s’ils ont à cœur de bien répondre à vos besoins.

Étape 2.  Si la réponse ne vous satisfait pas,  allez ailleurs.

L’erreur est (malheureusement) humaine…

Un enfant de 5 ans est oublié dans un autobus scolaire…A chaque année, il y a une de ces histoires qui sort dans les nouvelles.  Et comme je connais bien le milieu du transport par autobus, de par mon métier de formatrice, ça m’interpelle.

http://tvanouvelles.ca/lcn/infos/regional/montreal/archives/2012/09/20120911-173920.html

Ca m’interpelle aussi en tant que mère d’un petit garçon de 5 ans, qui fréquente la même commission scolaire et le même transporteur que lui.   J’ai croisé les parents,  sur les terrains de soccer cet été.  Si ça arrivait à mon fils, je ca-po-te-rais, littéralement.  Et je peux vous garantir que je ne lâcherais pas le morceau et que je ferais tout ce qu’il faut, auprès de tous les intervenants, pour obtenir un engagement visant à éviter qu’une autre famille vive la même situation.

Il y a toute une série de gestes à poser suite à un événement de ce genre (je pourrais écrire six blogues sur le sujet).  Il faut qu’il y ait des actions prises pour :

  1. Éviter que la situation ne se reproduise
  2. Gérer l’impact de cet événement sur :
    1. Les personnes impliquées : parents, enfants, chauffeur,  personnel scolaire, etc.
    2. L’ensemble des intervenants : autres parents, autres enfants, chauffeurs, le transporteur, la commission scolaire et ses employés, l’école et ses employés, etc.

Mais je désire adresser le volet qui m’interpelle le plus présentement : l’erreur humaine.  Une erreur faite par une personne.    Le chauffeur n’a pas fait sa tournée après que les enfants soient descendus.  C’est ça qui est arrivé.  Il doit le faire et il ne l’a pas fait.  Pourquoi?  On ne sait pas.  Lui-même le sait-il?  Il était coincé dans le temps, il n’a pas senti que c’était nécessaire, il pensait que tout le monde était sorti ou toute autre raison, plus ou moins valable avec le recul.   Mais la vérité, c’est qu’il n’a pas fait ce qu’il devait faire et c’est bien malheureux.

« Pour la compagnie de transport, il s’agit d’un incident isolé puisque le chauffeur de l’autobus en question à un dossier sans tache. »  Et je vois dans ma tête défiler les visages des chauffeurs d’autobus que j’ai croisés au fil des années… Ce pourrait être n’importe lequel d’entre eux.   Des drôles, des machos,  des grognons, des bons vivants, des sérieux, des professionnels, des fatigués,  des débordés,  des joyeux….Une gang de gars (et quelques filles aussi) qui ont fait ça toute leur vie, ou qui en sont à leur 2e (3e, 4e, 5e)   carrière,  ou qui passent leur retraite à transporter des gens.   Du monde, du vrai monde,  ayant, pour la plupart,  à cœur de bien faire le travail.

Devrait-il y avoir une conséquence au geste ou non?   Belle question.  Pour l’avoir vécu en tant que superviseur, c’est loin d’être toujours les employés négligents et non professionnels qui commettent des fautes. Si on veut être rationnel dans notre décision,  la conséquence devrait être reliée à l’événement et à la faute.   Même si c’est notre meilleur employé.

Mais j’apporte un gros bémol : on travaille justement avec des êtres humains qui peuvent faire des erreurs.  Personne, PERSONNE, n’est infaillible.  Dans le cadre d’une formation, récemment,  nous parlions d’une situation et les participants me répondaient que c’était impossible que ça se produise.   Impossible?   Comment pouvez-vous garantir que chaque individu fait 100% de ce qu’il doit faire en donnant 100% de lui-même 100% du temps?  Y arrivez-vous vous-même?    Impossible égale perfection en tout temps.   Ca, c’est impossible.

Si c’est un employé consciencieux, il est probablement troublé de ce qui est arrivé.  A-t-il dormi la nuit dernière?   Arrivera-t-il à se pardonner à lui-même?  Il faut donc être là pour lui.   C’est facile de lui en vouloir, de lui faire porter le chapeau du coupable.   Et on a besoin d’avoir un coupable dans de telles situations.   J’ai lu une phrase récemment qui disait :   You have to fix the problem…and fix the person.   Traduction appropriée pour l’exemple d’un employé en faute : il faut réparer le problème mais aussi réparer la personne.  Il faut prendre soin de l’aspect humain de l’événement.

(En passant, ne dites jamais aux parents qui ont vécu un tel événement que l’erreur est humaine.   C’est une situation épouvantable à vivre et ce n’est surtout pas une excuse à donner.  Non, dans la gestion de la crise, c’est à éviter.  Il faut prendre un engagement que l’on fera tout ce que l’on peut pour éviter que la situation ne se reproduise)

Par extension, il faut aussi gérer l’équipe.   Comment les co-équipiers réagissent-ils à la situation?  Que pensent-ils du collègue fautif?    Le soutiennent-ils ou l’abandonnent-ils?  De plus, les co-équipiers subissent parfois les contrecoups d’erreurs faites par d’autres.  Dans le cas présent,  maintenant que l’événement est médiatisé, plusieurs parents questionneront les chauffeurs d’autobus.  Certains décideront peut-être pour quelques jours de transporter eux-mêmes leurs enfants.   Et des radicaux perdront toute confiance envers le système de transport.  Les autres chauffeurs ont besoin de soutien aussi.

Comprenez-moi bien : je ne cherche pas à minimiser une erreur qui aurait pu avoir des conséquences désastreuses.      Un enfant de 5 ans est oublié dans un autobus scolaire… Ce n’est pas rien, c’est très sérieux.       Des questions doivent être posées, des actions doivent être prises pour gérer la situation.    Mais parce que j’ai côtoyé pendant longtemps le milieu du transport par autobus, je ne peux faire autrement que d’avoir de l’empathie pour le chauffeur en question.

Maintenant,  moi,  mère non impliquée mais facilement angoissée par de telles situations, que vais-je faire maintenant?   Et bien, je vais revoir avec mon fils les règles de sécurité à bord de l’autobus, je vais être très vigilante concernant le transport scolaire…et je vais faire un super beau sourire à la conductrice à l’arrivée de l’autobus demain matin.  Parce que derrière le volant, il y a une personne qui, dans la grande majorité des cas, donne le meilleur d’elle-même avec les moyens qu’elle a.

En service, l’individu peut faire une vraie différence…

Bon, suite de mon histoire de lit non livré, perdu…Il est maintenant installé dans la chambre de fiston.   Une histoire qui finit bien, grâce à Luc,   responsable de l’entrepôt du magasin local, qui a pris en main ma plainte.

Oui, grâce à une personne, à qui j’ai pu parler de vive voix, qui a compris mon besoin et qui a fait ce qu’il fallait pour que le lit tant désiré se retrouve dans la chambre de l’enfant.   Pourtant, j’avais bien essayé d’être une bonne cliente, docile, et de respecter les étapes indiquées sur mon courriel de confirmation :   cliquer sur le lien pour suivre ma commande  (elle était arrivé, m’écrivait-on..Où?  voilà le mystère),   envoyer un courriel pour obtenir des informations (j’en ai envoyé trois qui sont restés sans réponse encore à ce jour), attendre que l’on me rappelle (ce que je ferais encore, je pense), etc.

C’est Luc qui s’est retrouvé à gérer une situation dont il n’était clairement pas responsable.  C’est Luc qui a cherché mon lit, qui l’a trouvé (ou qui en a commandé un autre), qui l’a fait livré à la maison.  Luc, qu’il le veuille ou non, est devenu mon point de contact.   Tous les autres moyens qu’on me demandait d’utiliser ont failli à leurs tâches.   Et c’est Saint-Luc qui est intervenu en ma faveur.

Souvenez-vous, propriétaires ou dirigeants d’entreprise qui embrassaient à pleins bras  la (sincèrement) merveilleuse notion de service Web 2.0 :    derrière chaque transaction, il y a une personne,  qui,  en cas de défaillance de votre système, aura besoin de communiquer avec  une autre personne.   Il DOIT y avoir quelqu’un au bout du fil, au bout du chat, au bout du courriel…Quelqu’un qui a les outils nécessaires, qui prendra le temps de faire une vraie différence.

Le client est toujours roi : foutaise!

Dans la confirmation de ma commande en ligne d’un produit, je vois cette phrase : Le client est toujours roi. Et ma réaction de formatrice en service-client est : mais qu’est-ce que cela veut dire concrètement? Comment le client est-il roi? Qu’est-ce que les employés de première ligne, les superviseurs, les gérants, le site Internet, les politiques de retour ont qui font que « le client est roi »?
Je trouve que les phrases de ce genre sont vides de sens.
Et j’en suis la preuve : cette phrase était écrite sur une confirmation pour un achat en ligne que j’ai reçue le 15 août. Nous sommes le 24 août, et le lit commandé n’est toujours pas arrivé. J’’ai envoyé trois courriels auxquels je n’ai obtenu aucune réponse, j’ai laissé un message téléphonique qui n’a pas été retourné, j’ai tenté de suivre ma commande via mon compte et je ne vois que le numéro de ma commande. Continuons : je viens de parler à un responsable d’entrepôt qui n’a aucune trace de ma commande (même si j’ai reçu une confirmation qui me dit qu’ils l’ont reçu il y a 9 jours), qui me confirme que les achats sur le site Internet ne fonctionnent pas bien (vraiment?) et qu’il ne sait pas quand j’aurai le lit….
Cas classique d’une promesse de service qui ne prend pas forme dans le concret. Publiquement affirmer que : « Le client est roi », ou que « Le client a toujours raison » ou encore « Le client est notre priorité », c’est faire une promesse de service. Comme cliente, quand je vois que de tels engagements ne sont pas tenus, ça m’exaspère : dites-moi plutôt à quoi vous vous engagez de façon réaliste et tenez vos promesses! C’est simple, non?
S.V.P. Avant d’inscrire une promesse de service sur un document, une facture, un site Internet, une publicité…Avant de demander à vos employés de les dire…Pourriez-vous avoir la délicatesse de respecter vos clients actuels et futurs? Comment? En outillant adéquatement tous vos intervenants et en vous assurant que vos infrastructures, vos équipements, les contextes dans lesquels vous opérez vous permettront de les tenir. Le service-client, ce n’est pas juste une question de marketing : c’est une question d’interactions qui prennent vie au quotidien pour vos clients et vos employés.

Définissez votre approche en service à la clientèle

J’ai, au départ, intitulé cette chronique:  Créez votre politique en service à la clientèle, mais je me suis censurée.  Pour toutes sortes de raisons, le mot « politique » fait peur ou même, donne des boutons à certains gestionnaires.   Toutefois, je le constate à CHACUNE de mes interventions en entreprise: qu’on l’appelle politique,  guide, déclaration, approche, ou tout autre mot qui convient à votre entreprise,  les membres de votre organisation (et vos clients) ont besoin de lignes directrices et d’orientation en service à la clientèle et en gestion des plaintes.

La solution:   Développer une approche, appuyée par une politique en service à la clientèle et en gestion des plaintes
o Pourquoi devriez-vous en avoir une?

  •  Les postes en service à la clientèle sont des postes à haut niveau de stress, car la satisfaction du client repose sur les épaules des préposés en première ligne. Une politique permet de les outiller en clarifiant les actions à entreprendre et en diminuant les cas d’exception. Plus les informations sont claires, plus il est facile de prendre des décisions et de répondre rapidement et efficacement aux clients.
  • Une politique peut permettre de clarifier les gestes à poser pour tous les départements dès qu’il y a un  impact sur le consommateur.
  • Une politique peut servir à informer le consommateur des modes de fonctionnement et règles de l’entreprise. Un client informé est toujours plus facile à gérer. On peut donc choisir de publier et distribuer les éléments de la politique pertinents aux clients.

Qu’est-ce qu’on peut retrouver dans une politique de gestion des plaintes?

  • Une vision : en quelques mots, un résumé de l’angle que l’on veut donner à notre approche en service à la clientèle et en gestion des plaintes. (peut se baser sur la mission de l’entreprise. Pour plus d’informations, consultez le livre « Comment gérer les plaintes de ma clientèle »)
  • Des valeurs : de 3 à 5 valeurs peuvent aider à orienter toutes actions ayant un impact sur les consommateurs
  • Les objectifs de la politique : en un ou deux paragraphes, expliquer les objectifs que vous cherchez à atteindre par le service à la clientèle et la gestion des plaintes.
  • Des politiques spécifiques : échange, remboursement, retour, gestion des plaintes, et toute autre politique appropriée.
  • Processus et normes : on y explique comment on répond aux clients et comment on gère les plaintes. Cela peut inclure : délais, qui répond, comment, chemin de la plainte, solutions possibles, hiérarchie et progression des solutions, etc.
  • Suivi : Comment allez-vous faire le suivi? Car les plaintes doivent être utiles! Cela peut inclure des éléments tels que les rapports de plaintes, leurs fréquences, les renseignements qu’il devrait contenir, etc.

Conseils pour la rédaction d’une politique :

  • Adoptez une approche participative, en impliquant une variété de gens (départements et niveaux hiérarchiques variés)
  • Étudiez les approches d’autres entreprises et organisations. Ne vous limitez pas à des exemples dans le  même domaine que le vôtre.
  • Adaptez le contenu à votre réalité! Le contenu présenté ici n’est qu’une suggestion. Si les termes utilisés ne vous conviennent pas, vous pouvez en choisir d’autres.

Des exemples de politiques :

1. Choice Hotels http://www.choicehotels.ca/fr/notre-engagement-a-vous-satisfaire/
Une vision courte et claire!

2. Laboratoire Mat : http://www.labmat.com/pdf/PolitiqueServiceClientele_AOUT2009.pdf
Dans cet exemple, l’engagement sur la première page et l’engagement présenté en page 4 correspondent à la vision en service à la clientèle et gestion des plaintes. Éléments intéressants : une section sur les départements concernés par le SAC.

3. Stewart McKelvey, avocat http://www.stewartmckelvey.com/fr/home/whoweare/servicefirst.aspx
Un exemple de document diffusé en ligne et destiné aux clients. Autre lien relié au milieu des avocats : http://www.cba.org/abc/practicelinkfr/SALC/standards.aspx

4. Home Depot

http://www.homedepot.ca/contenu/service-a-la-clientele/politique-de-retours
Un exemple de politique de retour détaillée. On y retrouve des éléments qui portent sur les achats en magasin et les achats en ligne.

5. Gouvernement du Québec http://www.gouv.qc.ca/portail/quebec/pgs/commun/gouv/declarationservices/?lang=fr
On y retrouve tous les ministères et organismes gouvernementaux qui possèdent une déclaration de services (un synonyme de politique)

6. Air Canada http://www.aircanada.com/fr/about/index.html
Probablement un résumé d’une politique plus élaborée.

7. Amazon.ca http://www.amazon.ca/gp/help/customer/display.html/ref=hp_ln_retfr?nodeId=915466
Politique de retour, échange et remboursement. Il y a une section sur les frais d’envoi.

 

Le coeur de votre organisation: votre équipe de service à la clientèle

Des préposés à la billetterie d’un centre de ski me racontaient qu’ils avaient pris connaissance d’une promotion spéciale grâce à  un client le matin même du début cette promotion!  Leur superviseur était tout aussi surpris.   Il semblerait que le département marketing n’avait pas cru bon de les informer.

Comment se fait-il qu’encore aujourd’hui, dans notre monde d’ultra-communication, j’entends des responsables du service à la clientèle dire que les autres départements de leur propre entreprise ne leur communiquent pas des informations essentielles?   Souvent, les départements travaillent en vase clos et l’information circule seulement de bas en haut et non d’un vase à l’autre.

Cette situation est bien désolante. C’est comme si on mettait de côté l’équipe qui est le plus en contact avec la raison d’être finale de toutes les actions d’une entreprise de service ou de produits:  le client!

La solution est simple:  favorisez et instaurez,  au sein de l’entreprise,  une culture de communication orientée sur le client et ses besoins.

Quelques pistes de réflexion:

  • On n’a pas toujours accès direct et facile aux clients, mais on a toujours accès à notre équipe de service à la clientèle.   Le service à la clientèle est la courroie de transmission entre les consommateurs et l’entreprise dans son ensemble.  Les préposées prennent continuellement le pouls du client et connaissent leurs besoins, attentes, goûts, déceptions, etc.  Par extension, le SAC doit être au cœur des actions de l’entreprise.  Après tout, n’est-ce pas pour les consommateurs que vous créez tous ces beaux produits et services?
  • Il est important que tous les départements communiquent rapidement les informations qui affectent les produits et les clients  à l’équipe du Service à la clientèle afin de :
    • Les outiller à répondre efficacement aux clients rapidement
    • Éliminer les incohérences qui pourraient se présenter et éviter la confusion pour les clients.
  • Les autres départements doivent être ouverts aux commentaires de l’équipe du SAC.  En effet, dans toute l’organisation,  ce sont les préposés qui reçoivent et entendent les commentaires directement des consommateurs.   Ils peuvent donc avoir des suggestions très pertinentes concernant les produits et services, les emballages, les modes de fonctionnement, etc.

Je le dis souvent, les postes en service à la clientèle comportent un haut niveau de stress car la satisfaction du client repose souvent sur leurs épaules.    Outillez-les de la meilleure façon possible en les tenant informés.  Souvenez-vous: ils ne sont pas en bout de ligne, ils sont au centre de tout!

Un taxi humain et différent!

Y a-t-il quelque chose de plus banal que de prendre un taxi?   Toutefois, à chaque fois, je vis une expérience-client plus que particulière, qu’elle soit positive ou négative.  Est-ce dû à la « bulle » créée par l’habitacle de la voiture?  Aucune idée, mais j’ai toujours des histoires intéressantes issues de mes voyages en taxi.

Lors d’une formation récente, j’ai décidé de faire le voyage en train pour m’y rendre et de prendre un taxi sur place.   Installée dans une petite municipalité, la compagnie de taxi en question était gérée (de façon brillante) par la mère et la fille.   Et j’ai été totalement séduite par le service offert.

Lors de mon premier transport, on a offert de réserver mon taxi pour le soir et le lendemain matin.  Rien d’étonnant là-dedans, direz-vous.   Mais on l’a fait devant moi, j’ai reçu la confirmation sur place.  Et au moment voulu, le chauffeur était non seulement à l’heure, mais il était même 10 minutes à l’avance.   Ce qui m’a plu dans cela:  on m’offre un service, on procède à la réservation immédiatement et on tient les promesses faites.   Ce que je ne peux pas dire de toutes les autres compagnies de taxi que j’ai utilisées dans ma vie!

En arrivant le matin au lieu de formation, la conductrice descend du taxi, transporte mes bagages jusqu’à la porte du local (qui est dans un parc industriel, au milieu de nulle part), sonne pour moi.  Comme  le local n’est pas ouvert et que personne ne répond à la sonnerie, la conductrice m’invite à revenir m’asseoir dans le véhicule et à attendre au chaud.  Elle a attendu 10 minutes avec moi.  J’avais déjà payé ma course et lorsque je lui ai offert un supplément, elle a refusé.  Combien d’autres chauffeurs m’auraient laissé là,  se disant qu’ils avaient fait ce qu’ils avaient à faire?

Il y avait de « l’humain » dans ce taxi.  Il nous ramenait à la raison d’être d’un tel service:  « transporter des gens », et non « faire un voyage ».   De nos jours, ceux qui remettent à l’avant-plan les gens gagnent à être connus (et encouragés dans leurs entreprises).

Et vous, votre service est-il orienté vers les gens?

 

En service: contradictions = frustrations

Récemment, à la fin d’un appel où j’avais besoin de soutien technique et où le préposé n’a pas réussi à résoudre mon problème,  il me demande:  « Est-ce que j’ai répondu à toutes vos questions aujourd’hui? »  « Eeee…non, j’ai le même problème que tout à l’heure!  Pourquoi me posez-vous la question? »  « Parce que ça fait partie de nos procédures ».   Et si la procédure avait besoin d’une dose de gros bon sens?

En service, contradictions égalent automatiquement frustrations pour le client.   J’ai un problème, il n’est pas réglé et on me demande si je suis satisfaite…  Illogique!     Non seulement suis-je contrariée à cause du problème initial, mais j’ai une raison de plus qui s’ajoute:   la situation est illogique! En tant que responsable du service, vous vous devez de chercher à éviter les contextes qui peuvent susciter des doutes, des questionnements ou encore créer des erreurs ou des lacunes.

Des exemples?  En voici:

– On retrouve affiché près de la réception le fameux poème  qui commence par « Un sourire ne coûte rien et produit beaucoup… ». Il nous est clairement destiné.  Mais la personne qui nous accueille a vraiment l’air bête.

– L’entreprise prend 12 jours pour répondre à un courriel d’information et demande un retour de la part du client en 24 heures!

– Une publicité fait la promesse que le client vivra une expérience « sans problème » et il vit une série de difficultés.

Quelles sont les pistes de réflexion pour éviter de telles situations?

– Si vous avez des procédures, outillez les employés afin qu’ils puissent juger de situations où la procédure pourrait nuire plus qu’aider.

– Faites un véritable effort afin d’arrimer les promotions, les publicités et la « livraison » des services et produits.  Vous visez une correspondance entre les deux!

– Encouragez les membres de votre équipe à tenir leurs promesses et les promesses qui sont faites, soit via la publicité, les slogans ou les autres membres du personnel.

– Dans le même ordre d’idée, évitez de faire des promesses vides, qui ne pourront être tenues.

– Reconnaissez vos erreurs et réagissez rapidement afin de corriger la situation.